Le budget de la copropriété
Les appels de fonds
Les provisions qui correspondent au quart du budget prévisionnel sont demandées chaque année lors de quatre appels de fonds, aux dates suivantes : le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre. Elles sont destinées à couvrir les dépenses futures.
Les charges de copropriété
Les appels de fonds comprennent la répartition de deux grandes catégories de charges engendrées par le fonctionnement normal de la copropriété. On parle alors de charges courantes.
Les charges générales
Il s’agit de toutes les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble. Elles sont réparties proportionnellement aux tantièmes de copropriété définis dans le règlement de copropriété.
Les charges spéciales
Elles recouvrent toutes les charges résultant des services collectifs et des éléments d’équipements communs (charges des escaliers, de l’ascenseur, du chauffage, du parking, etc.). Les charges sont réparties :
• en fonction de l’utilité que ces services représentent pour chaque lot,
• selon des tantièmes spécifiques à chaque lot, qui sont différents des tantièmes des charges générales. Ceux-ci sont précisés dans l’état descriptif de division qui vous a été remis lors de l’acquisition de votre bien immobilier.
Exemple : Une famille vivant au 5ème étage d’un immeuble paiera plus de charges d’ascenseur qu’une famille demeurant au rez-de-chaussée. Autre exemple, une famille ne disposant pas de place de parking ne participera pas aux charges spéciales du parking.
Les budgets travaux
Cette troisième catégorie de charges fait l’objet d’appels de fonds spécifiques. Les budgets travaux décidés en Assemblée générale des copropriétaires impliquent une comptabilité indépendante de celle du budget courant. Les modalités d’appel de ces fonds sont laissées à l’appréciation de l’Assemblée générale, qui définit les travaux à réaliser et l’échéancier des appels de fonds.
Les dépenses
L’ensemble de ces charges, appelées provisions, va permettre de financer toutes les dépenses de l’année à venir. On distingue :
• Les dépenses d’administration des parties communes (assurance, impôts, honoraires, procédures judiciaires),
• Les dépenses d’entretien (éclairage, consommation d’eau, entretien et petites réparations, ménage, entretien de l’ascenseur, installations de VMC),
• Les dépenses du parking (entretien de la porte de garage et des équipements de sécurité incendie, éclairage, ménage).
En fin d’année, le Syndic déduit le total des dépenses réelles du total des provisions appelées. Le montant qui en résulte correspond à la régularisation.
La régularisation
Deux cas de figure se présentent :
Régularisation positive
La régularisation est positive en cas de dépassement des dépenses par rapport aux provisions.
Exemple : Le total des provisions appelées s’élève à 12 000 € sur un an. Or, le total des dépenses atteint 14 000 €. Pour l’exercice, il y a donc un déficit de 2 000 € à combler. Un appel exceptionnel doit être fait auprès des propriétaires afin d’équilibrer les comptes de la copropriété.
Régularisation négative
La régularisation est négative en cas de non dépassement des dépenses par rapport aux provisions.
Exemple : Le total des provisions appelées est de 14 000 €. La somme des dépenses n’est que de 12 000 €. Le trop perçu de 2 000 € sera reversé aux copropriétaires, une fois que les comptes auront été approuvés en Assemblée générale des copropriétaires.
Les documents comptables
Les documents comptables sont présentés en Assemblée générale des copropriétaires. Chaque année, les comptes de l’exercice écoulé doivent être approuvés avant la régularisation des charges.Il y a quatre documents comptables soumis à l’approbation de l’Assemblée générale.
Annexe 1 : l’état financier
Elle présente l’état des dettes et des créances. En partie droite se trouvent les fonds disponibles en banque et les sommes dues par les copropriétaires. En partie gauche, on pourra lire :
• les avances de trésorerie (fonds de roulement),
• les avances travaux qui sont destinées à financer des futurs travaux non encore définis,
• les provisions travaux qui servent à financer des travaux identifiés mais dont le montant doit être appelé sur plusieurs années,
• les sommes dues aux fournisseurs au 31 décembre de l’an n-1.
Les avances sont des réserves. Elles sont remboursables aux copropriétaires en cas de vente de leur(s) lot(s) de copropriété, à l’inverse des provisions sur charge.
Annexe 2 : le compte de gestion général
Elle présente les charges et les produits de l’exercice passé par nature.
Annexe 3 : le compte de gestion pour opérations courantes
Elle reprend les charges sur opérations courantes par clés de répartition.
Annexe 4 : le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles
Elle indique, pour chaque poste de travaux, les montants votés en Assemblée générale, les provisions appelées pour financer ces travaux et les dépenses réalisées.
Annexe 5 : l’état des opérations sur travaux
Elle expose opérations exceptionnelles non terminées à la clôture des comptes.
Les annexes 4 et 5 sont présentées dans un tableau distinct car les règles de la comptabilité en copropriété exigent que les comptes « travaux » soient bien séparés des comptes du « budget prévisionnel courant ».